Por ActionCOACH Manuel Abad/España

Un día de mediados de junio del año pasado, hablaba con Xavier, el director general de una empresa de servicios técnicos, le preguntaba:

 

— Qué pasaría si la semana que viene te fueras de vacaciones… Unas vacaciones largas.

— Uff! los meses de junio y julio tenemos mucho trabajo…

— Pero, ¿no me decías que tenías delegada toda la producción y el servicio al cliente?

— Ya sí… pero en los momentos de más trabajo hay que estar muy encima…

— A ver Xavier, ¿Qué cosas dependen todavía personalmente de ti?

Silencio… Largo…

— Nada… y todo. Tengo la sensación de que si yo no estoy, las cosas no se hacen bien. Cada día tengo que resolver 100 historias.

— Y si no estás tú ¿Quién resuelve esas 100 historias?

Silencio…

— Sí, de acuerdo, el 99% las podrían resolver los mismos que las traen. Además estoy harto de que me pregunten tantas cosas.

— Y ¿Qué vas a hacer para que la gente no te pregunte tanto?

— A ver qué te parece: a cada una de las 100 preguntas de cada día responderé: “Y tú, qué piensas que hay que hacer? … Por favor escribe tu pregunta y tu respuesta, ahora mismo, sin entretenerte en redactarlas bien, y me las envías por e-mail (la pregunta y la respuesta).” Así todas las preguntas del día, durante días.

— ¿Qué quieres conseguir?

— Recoger decenas y decenas de preguntas-respuestas. Quizás simplemente gravaré las preguntas y las respuestas con mi móvil. En la mayor parte no tendré que responder más que un simple “buen trabajo, gracias”. En algunos casos puedo aportar además alguna sugerencia. Después haré una clasificación de los tipos y temas de las preguntas, y se las daré a mi asistente para que las redacte bien, y haremos un FAQ.

— ¿Qué crees que pasará?

— Las 100 preguntas diarias irán reduciéndose, creo que quedarán muy pocas. Y la gente encantada. No sabes la liberación que supone la autonomía, y saber cómo se hacen las cosas.

— Está bien, pero entonces quizás perderás el control, no te enterarás de lo que pasa…

— Claro, entonces montaré por fin un buen sistema de rendición de cuentas: cada semana (o mes), en día y hora fijos, cada uno de los responsables tendrán que presentar unos datos predeterminados, pocos pero significativos. Comentarios rápidos y hasta la próxima…

— Genial, y ¿Cuándo comienzas con eso de las preguntas? Tengo ganas de ver cuántas son y cuántas quedan…

 

Las cosas a las que se dedica el empresario en su día a día —y a las que no se dedica— son lo que acaba determinando la marcha de su empresa, y su evolución.

 

No es cuestión sólo de conocimientos, más bien es la actitud y la visión.  Tampoco es cuestión del tamaño, ni del sector. Conozco directivos de empresas grandes que continúan atrapados en la operación del día a día, y también conozco empresarios de microempresas, que en cada tarea que hacen, van definiendo como se deben hacer las cosas, pensando en el momento —no muy lejano— en que ellos dejarán de hacerlas.

 

Hace 25 años Brad Sugars, el fundador de ActionCOACH, dibujó los planos de construcción de una empresa diseñada para funcionar sin el empresario. Hay alguna cosa más práctica?  Antiguamente la mayor parte de las casas se construían sin planos, ahora eso parece una temeridad. Pues hoy en día todavía muchas empresas se continúan construyendo sin planos. Se va haciendo… No es extraño que el 80% de esas empresas cierren en pocos años, y que, del afortunado 20% restante que sobreviven, el 80% simplemente van tirando en un estado crónico de supervivencia, con una “mala salud de hierro”. No sé qué es peor, si cerrar o malvivir durante años.

 

Lo que le toca hacer al empresario es, ni más ni menos, construir la empresa, como quien construye un edificio o una máquina, de tal forma que se aguante y funcione por sí misma, sin él. Este es su papel propio e insustituible.  Este es el mayor valor que puede aportar el empresario.  Es verdad que con frecuencia —sobre todo al principio— el empresario hará al mismo tiempo algún otro papel en la empresa (producción, ventas, administración…). Pero ha de ser consciente del peligro de distraerse con todas aquellas otras funciones, y olvidarse de su papel principal de construir la empresa. Sólo así llegará a ser libre y realmente eficiente.

 

Sin embargo, lo que me encuentro en la mayor parte de los casos es un empresario multifuncional, muy ocupado, disperso en mil cosas, con frecuencia agotado, que no dedica suficiente tiempo ni energía a su función principal de construir la empresa.  I esta empresa, si pudiera gritar, gritaría que necesita un empresario, no un gestor multifuncional.

 

También hay otro caso frecuente, se trata del empresario que “abandona” algunas partes de la empresa en manos de otras personas. Como no llega a todo —evidentemente— se ve obligado a dejarlo en manos de otros así, sin más. Intenta mantener un mínimo control pero en realidad no lo consigue. Cada cual acaba haciendo lo que puede y lo que le parece bien. Cada cual “a la suya”.

 

I qué es construir la empresa? No es lo mismo hacerla funcionar que construirla, aunque a veces se confunde una cosa con la otra.  Construir es edificar un mecanismo estable para que funcione siempre bien y sin depender del que lo hace, ni de la extraordinaria capacidad o esfuerzo de las personas que lo hacen. Es decir, conseguir que funcione con el mínimo trabajo, con más cabeza y menos horas. Una empresa al servicio de las personas y no al contrario.

 

Ahora bien, como el funcionamiento de la empresa es siempre mucho más urgente y laborioso que la construcción de la misma, tiende a comerse todo el tiempo y la energía, por eso hace falta tener muy claras y concretas las tareas de construcción. El empresario se debe reservar —y defender— unos tiempos fijados para hacer su más valiosa aportación, las acciones estratégicas. Y en aquellos preciosos tiempos, “ir al grano”, no divagar, saber lo que tiene que hacer y hacerlo. De aquí la importancia de unos buenos planos, y de un coach que lo mantenga enfocado.

 

Se trata de un proceso que va produciendo progresivamente dos resultados evidentes: la rentabilidad económica y la libertad personal. Éstos son los dos indicadores de la buena marcha de la construcción. Es importante controlar y medir el aumento de los dos indicadores, porque son al mismo tiempo resultados y motores.