Por ActionCOACH Carlos Villasís / México

Aquí tienes una guía simple y poderosa de 3 pasos.

Uno de los desafíos más comunes que me encuentro con los Dueños de Negocio es su reconocimiento de que no saben delegar. Este punto es crucial para cualquier Dueño que desee que su empresa funcione sin depender de él y sin embargo tienen serias dificultades para lograr hacerlo. El problema resultante es que muchos dueños se encuentran saturados de actividades, trabajan más que nadie en su negocio en labores operativas y no están atendiendo las actividades Estratégicas del Negocio

Entre las razones más comunes que me encuentro son: “Para que el trabajo quede bien hecho, tengo que hacerlo yo mismo”, “Es más rápido si lo hago yo mismo a tener que enseñarle a alguien y que lo haga como a mí me gusta”, “No confío en que harán bien el trabajo” y así por el estilo.

Hay una cantidad importante de consideraciones relacionadas con la delegación efectiva, algunas justificables y otras no tanto; ciertamente es necesario dominar algunas bases para lograrlo. Dominar la Delegación Efectiva no sólo es importante para que el Dueño tenga tiempo para las actividades estratégicas del negocio, sino también para ayudar a crecer a su equipo y mantenerlo motivado. Una pregunta motivadora para que el Dueño delegue, podría ser: ¿Cuánto vale tu hora en dinero? Así sabrás si lo que estás haciendo lo podrías delegar en alguien más por su valor monetario.

Dependiendo del tamaño del Negocio, no todas las actividades son delegables y es importante que el Dueño de Negocio sepa discernir entre cuáles son las actividades que alguien más puede realizar y cuáles actividades debe realizar él mismo mientras su empresa crece. Un Coach te ayuda a identificar y  a enfocarte en las actividades de dueño.

Los problemas empiezan cuando contrata personal basado en la confianza, percepción, o recomendación de un amigo y no en la capacidad y personalidad del empleado para el puesto o las funciones que deberá realizar. Una buena guía de selección de candidatos es utilizar las evaluaciones DISC que puedes preguntar a tu ActionCoach para hacer coincidir responsabilidades del puesto con personalidad del candidato.

Cuando ya tienes personal a tu cargo y deseas delegar alguna actividad, hay tres pasos básicos a cubrir:

  1. Clarificar.
    • Crea una imagen mental clara. Pregúntate ¿Qué información específica necesita ésta persona de mí, para poder tener éxito en esta tarea?
    • Contexto y Racional. Explica por qué es importante la tarea para ti y para el éxito actual y futuro de tu empleado
    • Invita a que te compartan su pensamiento al respecto y escucha con mucha atención sus ideas, así sabrás el nivel de competencia de la persona para realizar la tarea
    • Revisa posibles obstáculos. Asegura que la persona tiene los recursos, habilidades y/o conocimiento para realizar la tarea. Identifica posibles obstáculos y como superarlos.
  2. Compromiso. Una vez que hay un acuerdo sobre la claridad de lo que buscas, debes asegurar que ambos coinciden con el acuerdo.
    • Resumen
      • Lo que la persona ha acordado realizar
      • Lo que tú has acordado aportar o apoyar
      • Pregunta a la persona por el resumen de lo acordado. No lo hagas tú ni le preguntes si está claro, pídele un resumen de los acuerdos.
    • Establece parámetros y tiempos específicos. Qué debe suceder y para cuándo.
  3. Apoyo.  Es necesario un seguimiento después de la conversación inicial, no sólo la persona ha tomado una responsabilidad, tú tienes la tuya también. Aquí es donde el objetivo se alcanza o se pierde. Los pasos clave son:
    • Honrar tus compromisos. Sea cual sea, información, guía o alguna herramienta.
    • Dar retroalimentación específica (describe conductas y no actitudes) en tiempo (tan pronto como sea posible) incluyendo el impacto respectivo (por qué es importante y qué tan importante es)
    • Mantener una mentalidad de coach. Cree en su habilidad para tener éxito.

Simple pero no es sencillo. Con las restricciones de tiempo, la carga de trabajo, los hábitos mentales, crisis de la organización y muchos otros factores pueden conspirar para que el proceso de apoyo sea difícil. Ponlo en práctica, una vez que aprendas a hacerlo tendrás una sensación de orgullo y logro al ver cómo tu organización crece.