Por ActionCOACH María Inés Morán / México
Al organizar tu agenda, reserva a una misma hora del día, cada día, amplios bloques de tiempo para llevar a cabo aquellas tareas verdaderamente importantes y no te detengas hasta terminar. Eso es tener Alta Productividad.
Esta forma de trabajo permite enfocar toda tu energía y creatividad en solucionar cada una de las tareas que tengas pendientes en el orden más eficiente que te de mayor productividad.
Puedes usar la metodología conocida como GTD – Getting Things Done (Hacer que las Cosas se Hagan), que se basa en decidir qué acciones vas a prestar atención y a dedicar tu tiempo, en qué orden vas a hacerlo, utilizando para ello un flujo de trabajo que te permitirá tener control eficiente de tus tareas y compromisos, lo que equivale a mayor productividad.
Este método desarrollado por David Allen, puede ayudarte a solucionar deficiencias como no saber cómo iniciar una tarea o cómo concluirla.
Según GTD una persona necesita liberar su mente de los asuntos que tiene pendientes almacenándolos en un lugar y forma determinados para que no sea necesario usar energía mental en tener continuamente presente lo que hay que hacer y poder concentrarse en realizar cada una por vez, sin olvidar ninguna ni dejarla pendiente.
Para esto es necesario hacer que cada minuto cuente, reconociendo la importancia del tiempo trabajando constantemente y sin pausa, sin distracciones, planificando y preparando su trabajo por adelantado, manteniendo el enfoque en ser más productivo al alcanzar los resultados más importantes que necesitas alcanzar.
El flujo de trabajo propuesto por GTD consta de cinco etapas:
Recopilar: Elabora una lista concienzuda de todos tus asuntos por atender, esto con el objetivo de conseguir que todas tus preocupaciones, ideas, tareas, pensamientos, cosas estén en tu sistema, en tus bandejas de entrada, y no en tu cabeza.
Procesar: Todo lo que has recopilado y depositado en tus bandejas de entrada tiene que procesarse, convirtiendo las cosas que has dejado ahí en acciones, estableciendo cuáles son las acciones a seguir para que se convierta en un asunto resuelto.
Organizar: Toma todo lo que has procesado y distribuirlo según su objetivo: si no es necesario debes desecharlo, si es material de referencia archivarlo, si es algo que tienes que hacer inclúyelo en tu lista de próximas acciones y proyectos, etc.
Evaluar: Después de procesar y organizar todos tus asuntos pendientes debes decidir qué hacer con ellos, cómo enfrentarlos, escoger un plan de acción que te lleve a darlos por terminados de manera real y eficiente.
Hacer: El objetivo de todo el proceso de control es acabar realizando eficientemente todos los compromisos que hemos adquirido, tanto si son acciones siguientes como si son compromisos en nuestra agenda.
Recuerda que las personas con alta productividad programan actividades claves y específicas para realizarlas una por una en momentos precisos de tiempo a lo largo de su jornada diaria, cumpliendo de este modo todos sus objetivos y aprendiendo a maximizar el uso del tiempo, cumpliendo mayor número de tareas que la persona promedio que no organiza ni prioriza sus asuntos pendientes.
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La historia de Sebastián
Sebastián Robles es un agente inmobiliario que luego de 7 años como franquiciado de una empresa internacional de bienes raíces decidió dar el gran paso de hacerse independiente y constituir su propia empresa.
Luego de seis meses Sebastián se encontró que su volumen de trabajo había crecido enormemente, teniendo que invertir cada vez más horas del día y de la noche para poder alcanzar sus objetivos, a pesar de lo cual con mucha frecuencia le quedaban asuntos pendientes por haberlos olvidado o no haber podido hacerlos por falta de tiempo.
Él se vio en la necesidad de buscar herramientas de organización que le permitieran optimizar el uso de su tiempo de trabajo y respetar el que necesita dedicarle a su familia y a sí mismo y las encontró en la aplicación del método GTD.
Atender clientes vía telefónica es una de las actividades que más tiempo le consume a lo largo del día y, aunque no puede controlar las llamadas que recibirá sí las que debe y necesita hacer.
Por eso le dedica un par de horas cada mañana a sostener todas aquellas conversaciones que se traducirán en cierre de negociaciones, afinando los detalles que a final de mes se convertirán en flujo de caja sin olvidar ninguna y cumpliendo todas las metas que cada una de esas llamadas le impone, al llevar un registro exacto de las tareas que de ellas se desprenden.
Ahora Sebastián puede poner fin a su jornada laboral a la hora que tiene previsto, con mayor productividad y disfrutar de la vida por la que tanto ha trabajado.
Trabajar con productividad
Una agenda personal organizada con antelación te permite ver cuáles momentos del día son los ideales para programar lapsos para el trabajo intenso. Durante ese tiempo de trabajo elimina todas las distracciones, entre ellas el teléfono.
Evalúa si en esos momentos en los que necesitas completar una tarea importante y urgente es más un distractor que una herramienta de trabajo.
De igual modo, sopesa si en una jornada de trabajo en casa, sin interrupciones, puedes completar mayor cantidad de trabajo que la que podrías hacer en la oficina. Levantarse más temprano de lo habitual y trabajar en casa por la mañana durante varias horas es, según muchos especialistas, mucho más efectivo y eficiente.
Crecer, alcanzar metas, nuevos logros, concretar una idea y hacerla productiva son algunos de los objetivos que con seguridad te planteas día a día. Pueden ser tuyos, solo necesitas trabajar para ello