Por ActionCOACH
Ao organizar sua agenda, reserve no mesmo horário, todos os dias, grandes blocos de tempo para realizar aquelas tarefas realmente importantes e não pare até terminar. Isso é ter alta produtividade.
Esta forma de trabalhar permite-lhe concentrar toda a sua energia e criatividade na resolução de cada uma das tarefas pendentes na ordem mais eficiente e que lhe proporcione uma maior produtividade.
Você pode usar a metodologia conhecida como GTD – Getting Things Done , que se baseia em decidir em quais ações você vai prestar atenção e dedicar seu tempo, em que ordem você vai realizá-las, usando um fluxo de trabalho que permitirá que você tenha um controle eficiente de suas tarefas e compromissos, o que equivale ao aumento da produtividade.
Este método, desenvolvido por David Allen , pode ajudá-lo a resolver deficiências como não saber como iniciar uma tarefa ou como terminá-la.
De acordo com o GTD, a pessoa precisa liberar sua mente das pendências, armazenando-as em um determinado local e forma para que não seja necessário usar energia mental para manter constantemente em mente o que precisa ser feito e poder se concentrar no fazendo um de cada vez, sem esquecer de nenhum ou deixar pendente.
Para isso é necessário fazer valer cada minuto, reconhecendo a importância do tempo trabalhando constantemente e sem pausas, sem distrações, planejando e preparando seu trabalho com antecedência, mantendo o foco em ser mais produtivo alcançando os resultados mais importantes que você precisa alcançar .
O fluxo de trabalho proposto pelo GTD consiste em cinco etapas:
Coletar: Faça uma lista consciente de todos os seus problemas a serem atendidos, com o objetivo de garantir que todas as suas preocupações, ideias, tarefas, pensamentos, coisas estejam em seu sistema, em suas caixas de entrada, e não em sua cabeça.
Processo: Tudo o que você coletou e depositou em suas caixas de entrada tem que ser processado, transformando o que você deixou em ações, estabelecendo quais são as ações a serem seguidas para que se torne um problema resolvido.
Organize: Pegue tudo que você processou e distribua de acordo com sua finalidade: se não for necessário, você deve descartá-lo, se for material de referência, arquivar, se for algo que você precisa fazer, incluír em sua lista de próximas ações e projetos, etc.
Avaliar: Após processar e organizar todas as suas pendências, você deve decidir o que fazer com elas, como lidar com elas, escolher um plano de ação que o levará a finalizá-las de forma real e eficiente.
Fazer: O objetivo de todo o processo de controle é acabar cumprindo com eficiência todos os compromissos que assumimos, sejam ações posteriores ou compromissos em nossa agenda.
Lembre-se que as pessoas com alta produtividade agendam atividades-chave e específicas para realizá-las uma a uma em momentos precisos ao longo de seu trabalho diário, cumprindo assim todos os seus objetivos e aprendendo a maximizar o uso do tempo, cumprindo um número maior de tarefas. a pessoa média que não organiza e prioriza seus negócios inacabados.
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A história de Sebastião
Sebastián Robles é um corretor de imóveis que, após 7 anos como franqueado de uma empresa imobiliária internacional, decidiu dar o grande passo de se tornar independente e criar sua própria empresa.
Depois de seis meses, Sebastian descobriu que seu volume de trabalho havia crescido enormemente, tendo que investir cada vez mais horas do dia e da noite para conseguir atingir seus objetivos, apesar de muitas vezes ter pendências por tê-los esquecido ou não. podendo fazê-los por falta de tempo.
Viu a necessidade de buscar ferramentas organizacionais que lhe permitissem otimizar o uso do seu tempo de trabalho e respeitar o tempo que precisa dedicar à família e a si mesmo, e as encontrou na aplicação do método GTD.
Atender clientes por telefone é uma das atividades que mais consome tempo ao longo do dia e, embora você não possa controlar as ligações que vai receber, pode controlar as ligações que deve e precisa fazer.
É por isso que ele dedica algumas horas todas as manhãs para manter todas aquelas conversas que resultarão no fechamento das negociações, refinando os detalhes que no final do mês se tornarão fluxo de caixa sem esquecer nenhum e cumprindo todas as metas que cada um os chamados que impõe, mantendo um registro exato das tarefas que deles surgem.
Agora Sebastián pode terminar sua jornada de trabalho no horário que planejou, com maior produtividade e aproveitar a vida pela qual trabalhou tanto.
Trabalhar com produtividade
Uma agenda pessoal organizada com antecedência permite que você veja quais horários do dia são ideais para agendar horários de trabalho intenso. Durante esse tempo de trabalho, elimine todas as distrações, incluindo o telefone.
Avalie se naqueles momentos em que você precisa concluir uma tarefa importante e urgente ela é mais uma distração do que uma ferramenta de trabalho.
Da mesma forma, considere se você pode concluir mais trabalho em um dia de trabalho em casa, sem interrupções, do que no escritório. Acordar mais cedo do que o habitual e trabalhar em casa pela manhã por várias horas é, segundo muitos especialistas, muito mais eficaz e eficiente.
Crescer, atingir metas, novas conquistas, concretizar uma ideia e torná-la produtiva são algumas das metas que você certamente estabelece para si mesmo todos os dias. Eles podem ser seus, você só precisa trabalhar para isso.