Por ActionCOACH Henry Ackermann / Perú

En ActionCOACH estamos convencidos que uno de los principales motores (o limitaciones) del crecimiento y las ganancias de una empresa es el nivel de productividad de sus recursos. Entonces la pregunta sería,,,

¿Qué podemos hacer como líderes en nuestros negocios para incrementar la productividad de los recursos?

Pero antes de ello debemos entender claramente el concepto. Productividad entendida como qué es lo que produzco, cual es mi output, y qué recursos necesito para producirlo, el input. Si por ejemplo, medimos la productividad en función a la mano de obra, entonces debemos identificar el tiempo óptimo de horas-hombre para producir “x” bienes o para entregar un servicio; y si queremos medir el estándar respecto a una capacidad instalada, pues será lo mismo, deberemos medir las horas disponibles o en uso de una máquina para producir “x” bienes.

Si logramos producir más, es decir, aumentar el output, con los mismos recursos, estaremos elevando la productividad de la empresa; o también si logramos mantener el output con menos recursos, es decir, reduciendo el input. Por tanto, el nivel de productividad de tu equipo y de tu capacidad instalada, determinará el nivel de ganancias de tu empresa.

Entonces, ¿qué podemos hacer para incrementar la productividad de nuestros recursos, en tiempos de crisis?

Aquí algunas ideas que te pueden ayudar a conseguirlo, desde la perspectiva del dueño y del equipo (gente):

Pon a tu equipo a trabajar en tareas que generen dinero, o en tareas que te hagan reducir costos o incrementar ingresos, de tal forma produzcas más dinero: Esto que parece obvio pues muchas veces no lo vemos. Es probable que para ello tengas que re-entrenar a tu gente para asumir nuevos roles. Por ejemplo, entrena a una parte de tu equipo para que hagan ventas por teléfono; o ventas por delivery. Incluso puedes entrenarlos para que algunos hagan un trabajo de manera temporal y cuando el flujo de caja se empiece a normalizar, puedan regresar a sus antiguos roles. Por ejm, si necesitas más manos para hacer telemarketing, por ahora no necesitas contratar más gente, sino entrenar al personal que venía haciendo otras tareas más operativas, que hoy no son tan importantes. Así no tendrás que despedirlos y te enfocas en generar más dinero. Uno de mis clientes es dueño de un restaurante, uno de los sectores más afectados por la cuarentena, pero no se han quedado de brazos cruzados, y en vez de botar a sus meceros, los han entrenado, con guiones, para hacer ventas por teléfono; y los que tienen licencia de conducir están haciendo los repartos a domicilio.

Re-entrena a tu equipo: Define claramente las metas del negocio y las metas individuales, para todos los miembros del equipo, alineadas con las metas del negocio. Es clave que todos en la empresa conozcan cuales son sus metas y los indicadores clave (KPIs) por los cuales rendirán cuentas y serán evaluados. Cuando el equipo no tiene claridad en ello, se pierde enfoque, compromiso, y por tanto, no rinden a un 100%, restando productividad. Recuerda que las metas deben ser SMART (eSpecíficas, Medibles, Alcanzables, Retadoras y dentro de un marco Temporal) y se recomienda establecer no más de 3-4 metas por cada miembro del equipo, para no desenfocar. Ya lo dice Sean Covey, en su libro “Las 4Dx”: “Si un equipo tiene solo 2-3 Metas que cumplir, en medio de un “Torbellino”, es probable que cumpla las 2-3 metas. Pero si tiene 4-10 Metas, es probable que solo cumpla 1-2 de ellas. Si el mismo equipo tiene 11-20 metas, es probable que no logre ninguna”. La realidad es que con 11-20 metas ni si quiera te escuchan, mucho menos se podrán ejecutar. Y si bien esto parece bastante obvio, no lo hacen en las organizaciones, más bien se llenan de Metas porque los líderes generalmente quieren hacer MAS y no MENOS. Y consiguen el efecto contrario. Define un Plan concreto y ejecuta la estrategia, con enfoque.

Planea el día, la semana: Cualquier Plan a 12 meses, o 5 años, carece de sentido si no planificamos la semana laboral. ¿Cómo pretendemos cumplir nuestras metas de más largo plazo si hoy no estamos tomando las acciones necesarias que nos conducirán a dicho futuro deseado? ¿Llevas una agenda por bloques por ejemplo? ¿Priorizas lo importante o estás todo el día “corriendo” porque todo es urgente y “apagando incendios”? ¿Estás administrando bien tu tiempo y siendo dueño de tus decisiones? O, ¿el tiempo y las circunstancias están controlando tu vida? Pues la realidad es que muchas veces no cumplimos las Metas y somos poco productivos por estar muy pendientes solucionado problemas del día a día, a lo que Sean Covey llama “El torbellino diario”. Empieza por llevar una Agenda de manera diaria, haz el plan diario y semanal, priorizando los temas importantes no urgentes. En mi experiencia sentí un cambio total de productividad cuando empecé a planificar mi semana y el día siguiente: al final de cada día actualizo mi agenda del día siguiente, lo cual me permite iniciar el día de manera 100% enfocada en cumplir mis 2-3 objetivos diarios que me conducirán a cumplir mis metas de más largo plazo. Y generalmente dejo para las primeras horas del día las tareas más críticas, importantes o difíciles. Planifica todos los días.

Trabaja lo más que se pueda de manera virtual: Ha quedado demostrado que muchas reuniones y visitas se pueden hacer vía remota, y así evitas tiempos muertos en traslados innecesarios. Aprovecha la tecnología.

Sistematiza y Delega: Si tú eres el líder, debes estar trabajando la mayor parte de tu tiempo en temas estratégicos, no en temas operativos. La realidad también nos dice que en la mayoría de negocios sucede lo contrario. Y está demostrado que las empresas que prosperan son aquellas donde los líderes dedican por lo menos un 70% de su tiempo en temas estratégicos: Planificando el futuro; tomando decisiones en base a los números de su negocio y siempre enfocados en las metas; entrenando a su gente para que cada vez sean mejores en lo que hacen; sistematizando los procesos para que el negocio deje de depender de las personas; generando nuevos negocios y abriendo nuevos mercados; innovando. Ejerce el verdadero rol del líder/dueño de un negocio.

Elimina los distractores: Analiza qué los está distrayendo y drenando energía cada día. Por ejemplo: tiempo en redes sociales o en el celular; problemas pendientes sin resolver; reuniones con sobretiempo; atención de reclamos; no saber decir que no; entre otros distractores. Sé conciso para hablar, no para escuchar; para escribir correos electrónicos; para respetar la agenda y el horario de las reuniones.

En suma, y creo lo más importante, se trata de cambiar los malos hábitos por buenos hábitos que te llenen de energía, aumenten tu productividad y la de tu equipo y te permitan lograr grandes resultados. Para ello te recomiendo busques inspiración en tus sueños, tu visión, tu propósito de vida, tu “Por Qué”. Si aún no lo tienes, define una visión inspiradora que te haga levantarte de la cama todos los días con energía, con ganas de seguir dando esos pasos pequeños que en el mediano plazo te conducirán a lograr tu visión. Recuerda que la empresa debe ser el medio para alcanzar un propósito de vida, y no debe convertirse en un fin en sí mismo. Para lograrlo, empieza tomando acciones que aceleren tu productividad y la de tu equipo.Ya lo decía Robin Sharma: “La más pequeña de las acciones será siempre mejor que la más noble de las intenciones”.