Por ActionCOACH
Estamos prestes a chegar a uma época do ano que, para muitos negócios, sejam eles focados em atendimento, produção ou venda, demandam uma gestão adequada de sua capacidade e definição de prioridades no atendimento a pedidos de trabalho, compras ou serviços. É aqui que a palavra acelerar se torna muito importante.
Quando um trabalho está atrasado ou um cliente-chave está ficando impaciente para entregar seu produto ou serviço, nossa reação usual é acelerar: faça o que for preciso para levar o trabalho adiante e nunca considere o caos e a interrupção que podem ocorrer no processo de executar essas ações.
Em um caso complexo de dezenas ou centenas de trabalhos em andamento a qualquer momento, geralmente há uma mistura de trabalho que inclui muitos trabalhos não urgentes com poucos urgentes. A tendência do gestor (e muitas vezes a política da empresa) é sobrecarregar o cronograma de cada serviço ou centro de produção, fazendo com que os trabalhos menos urgentes do cliente esperem e adiando os trabalhos urgentes de alguma forma. Em sistemas formais, às vezes a pessoa responsável, chamada de despachante, pode mover fisicamente os trabalhos na linha, movendo todos os recursos necessários e deixando de lado qualquer trabalho não urgente.
É fácil ver como os sistemas funcionam no caso de um paciente em uma clínica ou hospital. A equipe médica simplesmente faz uma avaliação ou julgamento de criticidade do paciente e “processa” os pacientes mais críticos antes de qualquer outra pessoa que esteja mais adiante na linha.
Uma maneira disruptiva de agilizar é interromper um trabalho que está em andamento. Por exemplo, um trabalho pode ser interrompido no processo de folha de pagamento para processar um cheque especial; em contas a pagar, para obter desconto em um grande pedido de compras; em vendas para processar um grande pedido de vendas; ou um guia turístico para levar um grupo de VIP's .
Uma parte muito importante da cadeia de suprimentos e nesse processo de agilização é o relacionamento com os fornecedores.
As relações cliente-fornecedor devem ser baseadas na confiança mútua. Todos os acordos e/ou contratos com fornecedores devem ser tratados de maneira profissional, com ênfase especial em “Trabalhar Juntos para Resolver Problemas”.
Existem três palavras-chave a aplicar na relação com os nossos fornecedores: Consistência, persistência e insistência.
CONSISTENTE. O fornecedor deve saber que seremos consistentes na forma como os abordamos. Nossos programas serão consistentemente claros, entregues no prazo e equilibrados ou com informações sobre mudanças abruptas. E esperamos dele consistência em seus embarques: com qualidade, pontualidade, informações claras e completas, etc.
PERSISTENTE. Quando tudo corre bem não há problema, tudo começa quando há barreiras, como greve de transportadoras, paragens de linha, greves, etc. É aqui que você deve ser persistente. Tudo isso deve ser visto como um problema que deve ser superado, parar no primeiro obstáculo é algo que não deve ser pensado, não desistir , perguntar por quê?; quem_ _ mais podem ajudar?, como podemos nos aproximar do objetivo... de obter peças ou serviços.
INSISTENTE. “O jarro vai tanto que quebra” ou “A roda que range pega graxa”, às vezes isso pode ser irritante, mas o problema pode ser corrigido.
Faça a pergunta: “A quem devo recorrer em sua organização para fazer isso?”
Quando um problema com um fornecedor colocar em risco o bom funcionamento de nossa empresa, lembre-se de ser: consistente, persistente e insistente
Como estabelecemos a documentação como um método de operação baseado em fatos, vamos nos concentrar em outras técnicas que podem ser usadas no processo de despacho.
TÉCNICAS DE EXPEDIÇÃO
data prometida
Siga esta promessa
Dividir a remessa ou ordem de produção
comunicar e notificar
Fechando o ciclo: certificando-se de que todos os participantes da cadeia de suprimentos cumpriram ou estão fazendo sua parte.
Permanecer na linha de produção do fornecedor garantindo a produção dos meus requisitos
Agilizar deve ser sempre encarado, e no melhor dos casos, como um mal necessário, procurando encontrar melhores alternativas para responder aos clientes. A competição por tempo leva o serviço a agilizar cada vez mais os processos e não apenas para trabalhos urgentes. Além disso, alguns clientes e ordens de serviço merecem tratamento especial. A melhor maneira de lidar com eles é priorizar o cronograma de produção e o processo de remessa, em vez de fazê-lo posteriormente na forma de expedição.