Por ActionCOACH Dario Poblete
Se ha preguntado ¿cuánto tendríamos ahorrado, si obtuviéramos US$ 1.- por cada vez que hemos escuchado esta frase, o bien la hemos usado?. En un mundo tan cambiante, con altas exigencias de actualización, competitivo y en donde pareciera que necesitamos días de 48 horas para todo lo que debemos hacer, pareciera a lo menos desafiante encontrar una forma de incrementar nuestro tiempo para diversas actividades.
Si bien la tecnología a lo largo de los años ha permitido seamos más productivos, con acceso a grandes cantidades de información y mejorar de manera notable la comunicación instantánea entre personas alrededor del planeta, la necesidad de contar con mayor cantidad de tiempo no parece llegar a buen puerto.
En este escenario que pareciera negativo, nuestros “Coachees” han logrado enormes avances en ser más eficientes con su tiempo, agregando entre 10 a 20 horas disponibles semanales conforme el siguiente ejercicio:
Dominio de sí mismo.
Elabora un listado de los pendientes semanales y clasifica en un ranking de importancia A, B, y C dichos pendientes. Utiliza tus objetivos S.M.A.R.T. previamente definidos (específico, medibles, alcanzables, resultados relevantes y plazo definido) para alinear lo que es “importante” y que debe ser “target” principal de tus actividades diarias.
Es normal que nuestro tiempo se distribuya de una manera en que le damos mayor dedicación a actividades “Urgentes y No Importantes” (entre 50 y 60%). El desafío es concentrar nuestro tiempo en la categoría “No urgente e Importante”, con una dedicación entre el 65 al 80% de nuestro tiempo.
Delegación de Tareas.
El paso fundamental para alcanzar el movimiento anterior es aprender no sólo a concentrarse en actividades importantes y no urgentes (planificación), sino entender la importancia en poder delegar muchas tareas que podrían ser realizadas por otra persona interna o externa a la organización. El problema principal radica en que, al realizar dicha delegación, solemos caer en una acción mas bien de “recados”, es decir “haz esto…”, “haz aquello” y no procedemos a generar una real oportunidad de aprendizaje a quien recibe la responsabilidad. De lo anterior, recomiendo seguir la siguiente secuencia:
1. Sé ESPECÍFICO acerca de la tarea
2. Dales el ENTRENAMIENTO adecuado
3. Dales la AUTORIDAD de tomar acción
4. Dales un marco de TIEMPO
5. Dales una CLARA imagen del resultado esperado
6. Da mucha RETROALIMENTACIÓN
7. Mantente en CONTROL. ¡Delega, no abdiques!
Y NO… bajo NINGUNA circunstancia…
¡Permitas que la tarea regrese a TU ESCRITORIO!
¡No dejes que la falta de tiempo limite tu éxito! Contacta a un ActionCOACH de tu región y descubre cómo optimizar tu tiempo y aumentar tu productividad.