Por ActionCOACH José Luis González
Este artículo hace referencia a una investigación con 1.458 empresarios y ejecutivos de diferentes sectores de actividad para analizar el uso del tiempo en el trabajo y cuyos resultados globales comparto aquí.
Más del 90% de los encuestados pierde entre el 15% y el 40% de su tiempo diario en tareas que no son productivas, lo que supone pérdidas de productividad y rentabilidad para el negocio. Son datos realmente preocupantes.
En este artículo veremos los resultados de la pregunta: ¿Tienes una ventana emergente en tu ordenador que te avisa de la llegada de correos?
En mi investigación, el 52% de los encuestados tienen notificaciones por correo electrónico. Por un lado, distraen la atención de lo que estamos haciendo; en muchos casos, dejamos de hacer lo que estamos haciendo para comprobarlo, interrumpiendo nuestra concentración y generando ineficiencias y estrés. Cuando terminamos de leer el correo electrónico e intentamos volver a lo que estábamos haciendo, a menudo tenemos que empezar de nuevo desde el principio.
Para mejorar la gestión del uso del correo electrónico, recomiendo lo siguiente:
• Eliminar notificaciones de mensajes y correos electrónicos entrantes. Si no lo hace, está permitiendo que un dispositivo electrónico se apropie de su agenda en lugar de decidir usted mismo cuál es el mejor uso de su tiempo. Si desactiva las notificaciones, puede aumentar la concentración y, por lo tanto, aumentar la productividad y reducir el estrés. Esto puede ayudarlo a realizar aquellas tareas que anteriormente se definieron como importantes pero que pueden haberse quedado en el camino. En mi experiencia trabajando con cientos de empleados en empresas, una vez que puedes implementar esta medida, los resultados son espectaculares. La gente se siente más feliz, más relajada y más productiva. Las máquinas no deben, en ningún caso, ser motivo de reducción de la productividad; todo lo contrario.
• No revisar los correos electrónicos continuamente. Establece bloques de tiempo durante la jornada laboral donde puedes dedicar tu tiempo a la única tarea de revisar y administrar los correos electrónicos. Una vez terminado, no los vuelvas a mirar hasta la próxima franja horaria. Por ejemplo, prueba a primera hora de la mañana y a última hora del día. A veces, más franjas horarias pueden ser mejores; Todo depende de la persona y la posición. Pero la idea es no permitir que el correo electrónico lo interrumpa continuamente.
• Adoptar el esquema del calendario escolar. Teníamos una clase cada hora y nunca en la misma hora se mezclaban. Cuando había matemáticas, eran solo matemáticas y no literatura. Organice su horario diario con bloques de tiempo para hacer solo una cosa que corresponda a los objetivos principales de su trabajo. De esta manera, puede evitar estar en modo bombero, apagar incendios y hacer cosas que no agregan valor a la empresa. Esto puede reducir el estrés y mejorar la productividad.
Una vez que se implementan medidas correctivas para evitar estas pérdidas de productividad, las empresas pueden lograr un enorme progreso y los empleados pueden comenzar a disfrutar de una reducción del estrés y una mayor motivación.
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