Por ActionCOACH PJ Weiland / Estados Unidos

Una de las herramientas más simples, menos costosas y más efectivas que usted y su equipo pueden usar para hacer las cosas bien es una lista de verificación. No hay inversión inicial, ni cursos de capacitación, ni actualizaciones; sin embargo, la herramienta funciona sin fallas en todo momento.

Las listas de verificación aseguran consistencia y calidad. Industrias como la aviación, la construcción y la profesión médica dependen en gran medida de las listas de verificación para evitar errores humanos en proyectos y procedimientos complejos.

Las listas de verificación difieren de las listas de “tareas pendientes”. Una vez que haya cruzado los elementos de su lista de tareas, habrá terminado con esa lista para siempre. Pero las listas de verificación son reutilizables: repites los mismos pasos en el proceso cada vez que lo haces.

Las listas de verificación tampoco son manuales de “cómo hacerlo”. “Las listas de verificación no intentan deletrear todo; una lista de verificación no puede volar un avión. En cambio, proporcionan recordatorios de los pasos más críticos e importantes, los que incluso el profesional altamente calificado que los usa podría perderse”, escribe Atul Gawande en su libro, “El Manifiesto de la Lista de Verificación”.

Aquí hay algunos consejos para aumentar el poder de las listas de verificación para hacer las cosas bien.

 

Divida los grandes pasos en pequeños pasos

Una vez que haya identificado un proceso de rutina en su negocio, anote los pasos de principio a fin. Tenga en cuenta cada interacción que tiene lugar, qué preguntas deben hacerse y qué tareas deben realizarse en un orden determinado. Asegúrese de incluir cualquier preparación anticipada y actividades de seguimiento.

 

Cave profundo

Analice cada paso cuidadosamente para no dejar piedras sin remover. Cuanto más examine el proceso y describa la forma correcta de realizar los pasos, más efectiva será la lista de verificación.

 

Agrupe artículos similares

Agrupar sus pasos en categorías que corresponden a las fases del trabajo hace que sea más fácil trabajar a través de una larga lista de verificación y le da al usuario una idea de dónde se encuentra en el proceso general.

 

Haga una prueba

Ejecute el proceso utilizando su lista de verificación y vea si captura con precisión cada paso. Después de haberlo probado, haga que un par de miembros del equipo prueben la lista de verificación y proporcionen comentarios.

 

Asegúrese de que cada miembro del equipo tenga la lista de verificación

Elija una forma de distribuir la lista de verificación que funcionará para su equipo. Puede crear un documento y compartirlo como una pieza impresa o adjuntar un PDF a un correo electrónico; crea una tarjeta laminada que cabe en una billetera; o junte una carpeta si tiene varias listas de verificación.

 

Haga que el uso de la lista de verificación sea parte de su cultura empresarial

Haga hincapié en la importancia de utilizar la lista de verificación relevante con cada cliente, cada vez. Puede crear un nombre atractivo y buscar su lista de verificación para que sea más memorable.

 

Mantenga actualizada la lista de verificación y modifíquela cuando cambie su proceso

Asegúrese de que su lista de verificación siempre refleje la situación actual. Si un elemento queda desactualizado, toda la lista de verificación pierde su utilidad.