Uno de los principales retos que viven los empresarios es que están tan ocupados trabajando en el negocio, que no toman el rol del dueño y dejan de ver las oportunidades y el potencial que tiene su negocio. Muchas veces cuando vemos un negocio exitoso lo primero que pensamos es que le debe de estar yendo muy bien al dueño, y en ocasiones ese es el caso, pero en un buen número de las PYMES resulta que la utilidad por hora del dueño es menor que el sueldo de algunos de sus empleados.
Nunca deja de asombrarme el desperdicio de esfuerzos que hacen algunos empresarios; pasan más tiempo operando y dejan de lado la sistematización. Ya sé que has pensado que tu eres el único que puede hacer el trabajo correctamente, pero la verdad es que alguien más puede hacer ese trabajo, y probablemente lo haga igual o mejor que tu, así que si seguimos pensando de ese modo nunca saldrás de la operación.
Cómo ya sabrás la definición de ActionCOACH de un negocio; es una empresa comercial rentable QUE FUNCIONA SIN TI. ¿Cuál es entonces la diferencia entre un negocio promedio y un negocio exitoso? La respuesta es simple: SISTEMAS.
Si quieres en realidad salir de la operación y asegurar la calidad y la forma en que tu realizas las actividades te comparto los siguientes puntos para comenzar a sistematizar tu negocio.
ACTIVIDADES CLAVE: Lo primero que deberás de realizar es un flujo de todos los procesos que llevas, es decir, dónde comienza y donde termina el proceso, una vez hecho esto, determina cuales son las actividades clave. Para determinarlas puedes tomar como referencia diversos factores como; la actividad que más tiempo lleva, la que más recursos consume, o simplemente la actividad donde más inconsistencias ocurren. Estas actividades serán las que debemos de sistematizar de manera prioritaria, recuerdas el Principio de Pareto? El 20% de tus actividades representan el 80% de los resultados del proceso.
DOCUMENTA LA ACTIVIDAD: Lo siguiente es enlistar los pasos para realizar la actividad, ya sea que tu lo hagas o que el integrante de tu equipo que lleve a cabo la actividad lo realice. Una vez que tengas esta lista, pide a alguien externo a la actividad que la analice y revisa que la entienda y pueda llevarla a cabo. Si existe alguna duda revisa y actualiza el listado y vuelve a mostrárselo. Una vez que tengas preparada la lista asegura que cumpla con el estándar de calidad que esperas que se repita de manera sistematizada.
CREA MANUALES INNOVADORES: Cuando hablamos de sistematizar viene a nuestra mente los libros de manuales, que muchas de las veces terminan empolvados o guardados en una gaveta sin funcionamiento. Es por ello que una vez que tengas pulido tus procesos realices un manual innovador pensando en tu equipo de trabajo. Cuando menciono este tipo de manuales hablo de utilizar fotografías, infografías, señaléticas e inclusive videos. Quiero que pienses en McDonald’s, tienen todo tan sistematizado que un joven de 18 anos sin ninguna experiencia previa puede preparar una hamburguesa a la perfección. Ellos usan desde señales en el piso, guiones visuales que seguir, campanas y luces que suenan e inclusive fotografías de como debe de verse el producto final. ¿Qué puedes hacer tú para asegurar que tu equipo SI UTILICE EL MANUAL? Recuerda no complicar los sistemas o tu equipo nunca los seguirán.
ACTUALIZACIÓN CONSTANTE: Cómo último punto, recuerda que tu empresa está en constante cambio, por lo que deberás de actualizar constantemente tus procesos y sistemas. Genera reuniones trimestrales para buscar mejoras en los procesos. Recuerda la filosofía KAIZEN; cambio continuo.
Mis recomendaciones para este artículo:
Hazlo HOY mismo, lo más pronto posible
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Reúnete con tu equipo de trabajo y haz una lluvia de ideas
Si te sientes sin ideas, llámanos y tengamos una sesión express
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