Estamos por llegar a una temporada del año qué, para muchos negocios, sean estos enfocados al servicio, producción o venta, demandan contar con un apropiado manejo de su capacidad y definición de prioridades al momento de atender las órdenes de trabajo, compra o servicio. Es aquí cuando la palabra expeditar cobra gran importancia.
Cuando un trabajo está atrasado o un cliente clave se está impacientando por la entrega de su producto o servicio, nuestra reacción usual es expeditar: hacer lo que sea necesario para empujar el trabajo, y nunca tener en cuenta el caos e interrupciones que podría sobrevenir al tomar estas acciones.
En un caso complejo de docenas, o cientos, de trabajos en proceso en cualquier momento, hay generalmente una mezcla de trabajo que incluye muchos trabajos no urgentes con pocos que sí lo son. La tendencia del programador (y muchas veces la política de la compañía) es sobrecargar el programa de cada centro de servicio o producción, haciendo que los trabajos menos urgentes de los clientes esperen, y empujar los trabajos urgentes expeditando de alguna forma. En sistemas formales, algunas veces el responsable llamado expeditador, puede físicamente mover trabajos en la línea, moviendo todos los recursos necesarios y haciendo a un lado cualquier trabajo no urgente.
Es fácil ver como los sistemas trabajan en el caso de un paciente en una clínica u hospital. El personal médico simplemente hace un juicio de valoración o criticidad del paciente y “procesan” los pacientes más críticos antes que cualquier otro que tienen una posición adelante en la línea.
Una forma perturbadora de agilizar es parar un trabajo que está en proceso. Por ejemplo, un trabajo podría ser interrumpido en el proceso de nóminas para procesar un cheque especial; en cuentas por pagar, para alcanzar un descuento en una orden de compra grande; en ventas para procesar una orden de venta mayor; o un guía de turistas por llevar un grupo de VIP’s.
Una parte muy importante en la cadena de suministro y en este proceso de expeditar es la relación que se tiene con los proveedores.
Las relaciones cliente -proveedor deben estar basadas en la confianza mutua. Todos los acuerdos y/o contratos con proveedores debían ser manejados de una manera profesional con especial énfasis en “Trabajar conjuntamente en la solución de problemas”.
Existen tres palabras clave a aplicar en la relación con nuestros proveedores: Consistencia, persistencia e insistencia.
CONSISTENTE. El proveedor debe saber que seremos consistentes en la manera en nuestro enfoque hacia él. Nuestros programas serán consistentemente claros, enviados a tiempo y balanceados o con información sobre cambios abruptos. Y esperamos de él consistencia en sus embarques: con calidad, a tiempo, información clara y completa, etc.
PERSISTENTE. Cuando todo va bien no hay problema, todo inicia cuando hay barreras, como una huelga con transportistas, paro de línea, huelgas, etc. Aquí es donde tú debes ser persistente. Todo esto debe ser visto como un problema que debe ser superado, parar al primer obstáculo es algo que no debe ser considerado, no claudicar, preguntar ¿Porque?; ¿quien mas puede ayudar?, como podemos acercarnos a la meta…de conseguir partes o servicio.
INSISTENTE. “Tanto va el cántaro al agua hasta que lo rompe” o “La rueda que rechina consigue la grasa”, algunas veces esto puede ser irritante, pero se consigue corregir el problema.
Hacer la pregunta: “¿A quien debo acudir en tú organización para conseguir esto?”
Cuando un problema de proveedor ponga en peligro el buen funcionamiento de nuestra empresa recuerda ser: consistente, persistente e insistente
Ya que hemos establecido la documentación como un método de operación basado en hechos reales, nos enfocaremos a otras técnicas que podrán ser empleadas en el proceso de expeditación.
TÉCNICAS DE EXPEDITACIÓN
Expeditar debe ser considerado siempre y en el mejor de los casos como un mal necesario buscando surjan mejores alternativas para responder a los clientes. La competencia basada en el tiempo lleva al servicio a agilizar los procesos cada vez más y no solo para trabajos urgentes. Aún más, algunos clientes y órdenes de trabajo, merecen un tratamiento especial. La mejor forma de manejarlos es priorizando en el programa de producción y proceso de envío preferiblemente que hacerlo posteriormente en forma de expeditar.