Por ActionCOACH Sergio Vargas / Costa Rica

Quiero aprovechar esta oportunidad para exponer la importancia que representa el proceso de SOP (Sales and Operations Plan ó Plan Comercial/Operacional) y específicamente dentro de éste, el rol de la función de Compras en el desarrollo del plan estratégico de las empresas.

El SOP es un proceso cuya función es asegurar la disponibilidad de productos/servicios para la comercialización. Su principal entrada son los pronósticos de venta y por medio de un proceso de planeación de requerimiento de materiales se garantiza la disponibilidad de los bienes que se venderán y que representan los ingresos de la compañía. Compras (y Producción) es un eslabón dentro del mismo que garantiza la disponibilidad de productos y materiales para el correcto desempeño del sistema como tal.

Como coaches, comúnmente encontramos que Compras es una función más dentro de la organización cuya responsabilidad es que los materiales estén disponibles en los almacenes para que los procesos de producción, o de ventas, se ejecuten sin alteraciones, principalmente el segundo que tiene relación directa con la disponibilidad de producto para los clientes. Pero… ¿hemos hecho realmente la pausa necesaria, para comprender la importancia estratégica que representa Compras en una empresa y analizar si se está aprovechando su potencial?

En este contexto, la responsabilidad de compras es definir sistemáticamente cuánto comprar para satisfacer las necesidades, pero de manera tal que optimice los recursos necesarios, las necesidades de capital, así como que garantice un servicio al cliente de primer nivel, por medio de:

  1. Rotaciones de inventarios

A mayor rotación de inventario menor necesidad de capital empleado en inventarios. En este punto es necesario partir de dos reglas básicas:

  1. El Principio de Pareto, que nos dice que el 20% de los productos (clase A) representan el 80% de las ventas (aplica lo mismo para los materiales destinados a producción).
  2. Los productos clase A, son los que poseen la demanda más estable, mientras que los B y C la más inestable.

Estas dos premisas, dan al comprador la oportunidad de administrar los productos clase A con menores coberturas de inventarios (con base en estabilidad de demanda) los que representa un gran impacto en términos de capital empleado. Mientras que por otro lado se puede incrementar las coberturas de los B y C para asegurarse mayor capacidad reacción a las variaciones de demanda y por ende un incremento en el nivel de servicio al cliente.

Esta optimización en el nivel de inventarios tiene también un impacto sorprendente en la necesidad de espacio para el almacenamiento de los materiales. Es normal, inclusive en empresas de gran tamaño, encontrar que se renta espacios a un costo significativo que al final podemos concluir que representó un desperdicio de recursos valiosos para la compañía.

Administración Estratégica de los Proveedores

Compras debe estar en la capacidad de ejecutar estrategias de negociación que garanticen siempre los mejores costos para la empresa sin sacrificar la calidad. El constante análisis de mercado, así como la definición de nuevas fuentes de abastecimiento deben ser la dinámica diaria de esta función.

Como lo mencioné al principio, compras es un eslabón más dentro del engranaje de la cadena de abastecimiento, su desempeño eficiente y efectivo, impacta positivamente el funcionamiento general de la misma; el cual, debe estar monitoreado por un adecuado sistema de Indicadores de desempeño cuya interrelación motiven la ejecución de las operaciones de manera sincronizada.

Como conclusión de lo expuesto, la función de compras dentro de una organización debe tener la importancia y atención tal por parte de la dirección, de manera que se maximice el potencial de beneficios que ésta representa a nivel de recursos, así como de servicio el cliente.