Por ActionCOACH Anselmo Montero / España

Una de las claves más importantes que diferencia a los dueños de negocios exitosos y que triunfan en el mundo empresarial de otros que no brillan tanto es la capacidad para gestionar adecuadamente su tiempo.

Unos empresarios dispondrán de más medios, más preparación, más dinero, mayores recursos, mejores mercados que otros pero, hay algo que TODOS tenemos igual y dónde todos competimos en igualdad de oportunidades, que es el TIEMPO. Todos tenemos el mismo tiempo, esto es 24 horas al día.

Gestionar adecuadamente nuestro tiempo es una habilidad que no todo el mundo adquiere con la experiencia, pero también es cierto que en muchos casos se puede potenciar, entrenar y mejorar.

A menudo, el exceso de responsabilidades, la sobrecarga de trabajo para poder cumplir objetivos, el trabajar EN el negocio en lugar de PARA el negocio, se convierten en una carga demasiado pesada que desemboca en una sensación diaria de desasosiego y estrés. Pero que no cunda el pánico, siempre hay cosas que uno mismo puede hacer para mejorar esta situación. Podemos gestionar el tiempo de manera más efectiva.

Para ser productivo en el trabajo y mejorar el bienestar es necesario saber a qué destinar el tiempo y cómo hacerlo.

Los 5 ERRORES más frecuentes que se cometen a la hora de gestionar el tiempo son los siguientes:

  1. No disponer de METAS personales y profesionales. Cuando uno sabe hacia dónde quiere ir y tiene claros sus objetivos, puede establecer prioridades y saber qué recursos necesita para poder llegar allí.
  2. No tener una LISTA DE TAREAS PENDIENTES. A menudo tenemos la sensación de haber olvidado una tarea importante. Si contamos con una lista de tareas pendientes y establecemos prioridades, esto deja de suceder.
  3. No Priorizar. A veces, los dueños de negocios tienen dificultad para priorizar, especialmente cuando se enfrentan a multitud de tareas que consideran urgentes, ligadas a la operativa y al día a día del negocio. Sin embargo, es esencial aprender a distinguir entre las TAREAS URGENTES E IMPORTANTES, acostumbrándonos a trabajar en lo importante, en lo que aporta valor, evitando que se convierta en urgente.
  4. LAS DISTRACCIONESLas distracciones son “ladrones del tiempo”, que tenemos que minimizar, controlar y reducir al máximo para ser más productivos en el trabajo. En los momentos en los que necesitamos máxima concentración debemos procurar minimizar los mensajes de correo electrónico, WhatsApp, llamadas de clientes o amigos, entradas al despacho…
  5. RETRASOS en  un proceso o actividad. A veces, es difícil y complejo avanzar en un Proyecto porque o bien no nos gusta y lo vamos dejando aparcado o lo consideramos un “marrón”. En estos casos, hay que Planificar y dividir el Proyecto grande en Actividades y metas más pequeñas, con fechas parciales, que nos permitan ir avanzando y cumpliendo objetivos menos ambiciosos.

Claves para entrenar la gestión eficaz del TIEMPO:

  • Dejar de comprometerte con todo y saber delegar. A veces, a los dueños de negocios les resulta difícil decir “NO”. Hay que aprender a delegar para no hacer un mal uso del tiempo. Para entrenar esta habilidad resulta práctico decir «sí» a la persona, pero «no» a la tarea. Esta habilidad, además, ayuda a mantener buen ambiente dentro del equipo de trabajo. Tener claro cuánta responsabilidad podemos asumir y comunicarse con asertividad son las claves.
  • Salir del modo «ocupado». Algunas personas necesitan estar ocupados de forma permanente. El problema es que una «adicción a la actividad» rara vez significa ser eficaz y también puede conducir al estrés. En su lugar, hay que saber cuándo bajar el ritmo y desconectar en algunos momentos. El cuerpo y la mente lo agradecerán.
  • Ser polivalente y no abusar de la habilidad de ser «multitarea». Hacer muchas cosas a la vez no implica hacer un buen uso del tiempo. Es posible llevar varios proyectos al mismo tiempo de manera efectiva, pero cuando se trata de una tarea que requiere máxima concentración, lo mejor es centrarse y volcarse de lleno en ella. De esta manera se producirá un trabajo de mayor calidad.
  • Hacer pausas en el trabajo. El cerebro necesita descansar y recargarse, es imposible que alguien sea altamente productivo ininterrumpidamente. Los descansos no deben verse como «una pérdida de tiempo». El tiempo de inactividad también es necesario, permitirá pensar con creatividad y ser más productivo a la larga.
  • Programar y planificar las tareas. Es fundamental saber cuál es el momento más productivo del día y aprovecharlo para programar tareas importantes El truco está en programar el trabajo de mayor exigencia durante las horas o días de más rendimiento. Y, por el contrario, las tareas que requieren menos concentración o menos energía planificarlas para los momentos de menos productividad.

En resumen, si queremos mejorar la productividad en el trabajo, evitar el estrés y conseguir más bienestar es fundamental reconocer y rectificar los errores que se cometen a la hora de gestionar el tiempo. Planificar bien, organizarlo todo y priorizar entre lo urgente y lo importante serán las claves que marcarán la diferencia.