Por ActionCOACH Rafael García/España
“Se llama presupuesto al cálculo, planificación y formulación anticipada de los gastos e ingresos de una actividad económica. Es un plan de acción dirigido a cumplir con un objetivo previsto, expresado en términos financieros, el cual debe cumplirse en determinado tiempo, por lo general anual y en ciertas condiciones. Este concepto se aplica a todos y cada uno de los centros de responsabilidad de la organización[1]. El presupuesto es el instrumento de desarrollo anual de las empresas o instituciones cuyos planes y programas se formulan por el plazo de un año.
Elaborar un presupuesto permite a las empresas, … establecer prioridades y evaluar la consecución de sus objetivos.”[2]
Durante los años que llevo ayudando a empresarios a mejorar sus negocios y a ganar más dinero, he trabajado con muchos que, al comenzar nuestra colaboración, no tenían presupuesto. Cuando les pregunto por qué no tienen un presupuesto, la mayoría no sabe qué responder. La siguiente pregunta que les hago es sobre sus objetivos, y muchos de ellos responden con vaguedades: “Aumentar las ventas”, “ganar lo mismo que este año o un poco más”, “No perder…”
Una empresa que trabaja sin presupuesto es una empresa que trabaja sin un plan, o lo que es lo mismo, es una empresa que carece de unos objetivos claros, y como estoy convencido de que todo negocio debe seguir un plan, hoy quiero escribir sobre la importancia del presupuesto y sobre el poder que tiene esta herramienta para alcanzar nuestros objetivos de negocio, cuando se prepara y trabaja de forma adecuada.
Preparar un presupuesto del ejercicio no consiste en proyectar las cifras del último año aplicando una tasa porcentual de incremento o reducción en los gastos e ingresos de forma aleatoria. Un presupuesto elaborado de esta manera responde a una gestión en modo inercia, la cual es sumamente peligrosa, porque puede llevar el negocio a su desaparición. Si no se trabaja para que la empresa crezca, terminará quedándose rezagada, y probablemente terminará desapareciendo engullida por la competencia.
El presupuesto no es sino el reflejo numérico de los objetivos del negocio, y por ello es imprescindible definir previamente esos objetivos. ¿Y cuáles son esos objetivos? A las respuestas que suelen darme los empresarios cuando les hago esta pregunta, casi siempre les tengo que responder con esta otra: “muy bien, pero ¿cuánto quieres ganar el próximo ejercicio?”
El objetivo último de cualquier negocio no es vender más, ni gastar menos. El verdadero objetivo de un negocio debe ser ganar dinero, preferiblemente más que el año anterior. Vender más o gastar menos son cosas muy deseables, pero si no se traducen en mayores beneficios para la empresa, el esfuerzo es en balde y es señal de que algo se está haciendo mal.
Si se busca información en internet sobre cómo elaborar un presupuesto, algunos sitios dicen que hay que comenzar proyectando los ingresos, otros hablan de comenzar estimando los gastos en los que se va a incurrir, pero no se encuentran sitios en los que se recomiende empezar por lo más importante, el beneficio al que debe aspirar todo negocio.
En mi opinión, en la construcción de un presupuesto se debe comenzar por definir en primer lugar la cifra de beneficio que se quiere obtener cuando finalice el próximo ejercicio. Partiendo de ese dato, se construirá el presupuesto desde abajo hacia arriba, proyectando los gastos fijos, después los gastos variables en función del margen bruto deseado, y por último los ingresos, que no son otra cosa que la suma de las variables anteriores: beneficios deseados + gastos necesarios.
Esta forma de elaborar un presupuesto anual, partiendo desde la última fila (el resultado) y escalando hacia arriba hasta llegar a la primera (los ingresos), se denomina enfoque invertido en la elaboración del presupuesto.
Aplicar este enfoque en la preparación del presupuesto implica llevar a cabo un ejercicio muy saludable, que consiste en profundizar al máximo en los números de nuestro negocio para entender cómo se traduce la actividad en cifras.
El empresario que conoce al detalle cuáles son las cifras de su negocio en todos los aspectos de la actividad cuenta con una información valiosísima para tomar decisiones, las cuales serán mejores cuanto más fundamentadas estén, y en los negocios no hay mejor fundamento que el económico.
El instrumento más eficaz para elaborar el presupuesto es la Contabilidad, por lo que es recomendable seguir el Plan de Cuentas de Contabilidad para elaborar el Presupuesto, mejor que aplicar criterios más genéricos.
El proceso de elaboración del presupuesto es sumamente útil para que el empresario pueda evaluar cómo se está llevando a cabo la contabilidad de su negocio, y el empresario debe aprovecharlo para evaluar de qué manera se está reflejando la actividad del negocio en la contabilidad, si es lo suficientemente detallada para poder hacer un análisis completo de la evolución y, en caso contrario, introducir las mejoras que considere necesarias.
Construir un presupuesto para el ejercicio que ahora comienza es fundamental para el negocio, pero no servirá de mucho si no se hace un seguimiento periódico de su cumplimiento, y por esta razón el presupuesto anual debe ser mensualizado, de modo que cada mes cerrado en la contabilidad se pueda contrastar con las cifras presupuestadas.
El presupuesto, y el seguimiento periódico de su cumplimiento, son dos elementos fundamentales en la gestión del negocio, que permiten al empresario tomar decisiones correctoras a tiempo ante posibles desviaciones y estar completamente enfocado en su negocio.
[1] Sullivan, Arthur; Steven M. Sheffrin. Prentice Hallllllvtyv, ed. Economics: Principles in action. p. 502. ISBN 0-13-063085-3.
[2] Los dos primeros párrafos son transcripción literal de la introducción de Wikipedia al Presupuesto.