por ActionCOACH Alejandro Arena | México

Continuando con mi artículo del tomo anterior, te sugiero que realices un registro detallado por hora, durante una o dos semanas, en el que anotes en qué estás gastando tu tiempo. Te sorprenderás de lo que se descubre con este ejercicio, y de las enormes áreas de oportunidad de mejora que se encuentran gracias al mismo. Después, debes analizar si todas esas tareas que realizas valen o pagan tu tiempo, pues si no fuera así, te sugiero hacer alguna de las siguientes acciones:  dejarla de hacer (por no ser verdaderamente importante), sistematizarla (para hacerla más en automático) y/o delegarla eficazmente.

Un criterio para saber por cuáles tareas empezar a delegar sería por aquellas que requieren menos destreza, o que tienen menos impacto en tus resultados, y que además, posiblemente menos disfrutas.

Te comparto 11 claves para delegar eficazmente:

  1. Identifica una tarea o función que desees delegar.
  2. Documenta la forma correcta de realizar la tarea, paso a paso, incluyendo los estándares de control de calidad para cada paso.
  3. Selecciona a la persona adecuada para dicho trabajo.
  4. Delega el trabajo completo a una persona, y dale toda la responsabilidad y autoridad que necesita para hacer bien dicha tarea.
  5. Enfócate en los resultados, no en el proceso.
  6. Delega a través del diálogo.
  7. Establece tiempos límite, y logra la aceptación y compromiso por parte de la otra persona.
  8. Establece fechas para revisión.
  9. Ofrece retroalimentación positiva y constructiva.
  10. Provee los recursos necesarios.
  11. Ofrece guía y consejo, sin interferir.

Otra posible razón de tu poca productividad personal es el que te ves interrumpido continuamente por los demás. Pero, ¿te has puesto a pensar por qué te interrumpen tanto? Es posible que sea porque no les has asignado un tiempo fijo, o predeterminado, a cada persona para ver con ella lo que corresponde.

15 claves para tener juntas efectivas de trabajo:

  1. Define la hora de inicio. Hazla siempre a la misma hora.
  2. Define la frecuencia. Tenla consistentemente, para que la gente se acostumbre a la reunión.
  3. Define el lugar…de preferencia, siempre en el mismo lugar.
  4. Publica una agenda para que todos sepan qué se tratará en la reunión y vayan preparados.
  5. Empieza a tiempo, recompensa a los puntuales y llámales la atención a los inpuntuales.
  6. ¡Da una bienvenida! Agradéceles por estar a tiempo.
  7. Otorga turnos a todos. Permite que cada uno tenga “su turno” para que digan lo que sienten (un minuto máximo). Esto motiva la participación y que todos se involucren.
  8. Revisa los pendientes; si cumplieron con sus tareas, felicítalos; si no, haz que se comprometan y ofréceles ayuda.
  9. Celebra los logros. Reconoce sus éxitos en público.
  10. Pregúntales: “¿…algo más por discutir?” Dales la oportunidad de añadir temas que quieran ellos cubrir.
  11. Comenta lo que pasa en el negocio. Empieza por lo malo y finaliza con lo bueno.
  12. Mantenla entretenida y amena. Haz que todos se involucren exponiendo un tema en cada reunión.
  13. Menciona las acciones a seguir. Todos deben tenerlas claras.
  14. Comparte los compromisos. Que cada persona lea en voz alta al grupo sus compromisos.
  15. Termina la reunión o junta a tiempo.

Después, te sugiero que establezcas un horario tipo (o prototipo) por bloques de tiempo, en donde fijes los tiempos necesarios para las tareas que sí valen tu tiempo, agrupadas de acuerdo a su naturaleza o a la “cachucha” que te pones con ellas, dejando también unos espacios determinados para atender los imprevistos que habrá que ir disminuyendo paulatinamente. La idea es pasar poco a poco más tiempo haciendo tareas importantes que prevengan las urgentes, los “fuegos que hay que apagar”, y que disminuyan las interrupciones que nos hacen desenfocarnos, perder el tiempo y el moméntum (inercia de alta productividad que logra uno al alcanzar un alto nivel de concentración en una tarea).

Por otro lado, hay que llevar un registro único maestro en donde anotes todo las tareas que te vayan surgiendo, las priorices y las ejecutes de acuerdo a la planeación diaria que debes realizar de tu agenda.

Y, por último, considera utilizar un cronograma o gráfica de planeación Gantt para asegurar avanzar en tus proyectos que se conforman con la suma de muchas tareas secuenciales.