ActionCOACH José Villacís / México
Responsabilidades
Las responsabilidades son, como su nombre lo indica, los compromisos y obligaciones a las que usted debe dar respuesta por la función que ocupa. Marca los ámbitos en los cuales usted es responsable de tomar decisiones, y generar las acciones necesarias para que los resultados del trabajo se den, en tiempo y forma.
No se trata de las actividades a realizar, sino de la finalidad, objetivo o “para qué” de dichas actividades.
Es importante que, para cada responsabilidad mencionada, quede claro cuál es la expectativa a cumplir; la meta, el resultado final a obtener. Y deben definirse los indicadores que medirán esa gestión (unos pocos, no demasiados) y cómo generar la información para construir esos indicadores y dar seguimiento al cumplimiento de las responsabilidades.
Asimismo, también es importante que para cada responsabilidad se establezca el grado de autoridad fijado para dicho puesto. Para la adecuada asunción de una responsabilidad, se vuelve crítico que quede claro cuál es el grado de autoridad que tiene para gestionar cada una de las responsabilidades que le son propias.
Tareas
Una de las más habituales debilidades de las descripciones habituales es que hacen poco hincapié en las responsabilidades, y se centran principalmente en las tareas. Las tareas son las actividades que normalmente se debe ejecutar de manera sistemática y consistente para cumplir apropiadamente con una responsabilidad, y no son exhaustivas, el responsable hará lo que tenga que hacer para cumplir con su compromiso. Para eso tiene el nivel de autoridad adecuado a su responsabilidad.
En una organización, lo importante no es cuánto hagas en acciones dispersas, sino cuánto aportes con lo que haces al cumplimiento de una responsabilidad y –a través de ella- y a metas y objetivos concretos.
El hacer foco en responsabilidades e indicadores, que no en tareas, le permite a la persona un mayor nivel de autonomía y creatividad a la hora de escoger el "cómo", teniendo claro el "para qué" y el "cuánto".
Así, la mejora continua fluye naturalmente y entonces no sólo tenemos mejores logros sino que también nos sentimos mejor.
Ejemplos de Responsabilidades y Tareas
| Persona | Responsabilidad | Tareas (enunciativo, no exhaustivo) |
| Vendedor | Generar Ventas de producto X, de acuerdo al presupuesto | Prospectar en el volumen adecuado, y con el perfil de prospectos definidoPresentar cotizaciones rápidamenteDar Seguimiento sistemático a las oportunidadesCerrar VentasDar seguimiento a los clientes actuales para nuevas oportunidades de negocios |
| Jefe de Cobranza | Mantener la Cartera (cuenta por cobrar a los clientes), sana y bajo control | Revisar las facturas antes de su envío a clientes, para evitar erroresGenerar reportes semanales de antigüedad de cartera y alertar sobre situaciones que requieran acciónEnviar estados de cuenta mensuales a clientesEfectuar llamadas de cobranzaEfectuar Visitas de CobranzaCuadras cobranzas vs. facturas, diariamente |
¿Qué acciones tomarás en tu negocio y en tu vida, en este sentido?