Responsabilidades
As responsabilidades são, como o próprio nome indica, os compromissos e obrigações a que deve responder em função do posto que ocupa. Marque as áreas nas quais você é responsável por tomar decisões e gerar as ações necessárias para que os resultados do trabalho sejam dados, em tempo hábil.
Não se trata das atividades a serem realizadas, mas sim da finalidade, objetivo ou “porquê” de tais atividades.
É importante que, para cada responsabilidade mencionada, fique claro qual é a expectativa a ser atendida; a meta, o resultado final a ser obtido. E devem ser definidos os indicadores que vão medir essa gestão (poucos, não muitos) e como gerar as informações para construir esses indicadores e monitorar o cumprimento das responsabilidades.
Da mesma forma, também é importante que para cada responsabilidade seja estabelecido o grau de autoridade estabelecido para aquele cargo. Para a assunção adequada de uma responsabilidade, torna-se fundamental que fique claro qual é o grau de autoridade que tem para gerir cada uma das responsabilidades que lhe são próprias.
Tarefas
Uma das fraquezas mais comuns das descrições padrão é que elas colocam pouca ênfase nas responsabilidades e se concentram principalmente nas tarefas. Tarefas são as atividades que normalmente devem ser executadas de maneira sistemática e consistente para cumprir adequadamente uma responsabilidade, e não são exaustivas, o responsável fará o que tiver que fazer para cumprir seu compromisso. Para isso, ele tem o nível de autoridade adequado à sua responsabilidade.
Numa organização, o importante não é o quanto você faz em ações dispersas, mas o quanto você contribui com o que faz para o cumprimento de uma responsabilidade e, através dela, e para metas e objetivos específicos.
Focar em responsabilidades e indicadores, e não em tarefas, permite à pessoa maior autonomia e criatividade na hora de escolher o “como”, sendo claro o “para quê” e o “quanto”.
Assim, a melhoria contínua flui naturalmente e assim não só temos melhores conquistas como também nos sentimos melhor.
Exemplos de responsabilidades e tarefas
| Pessoa | Responsabilidade | Tarefas (ilustrativas, não exaustivas) |
| Vendedor | Gerar vendas do produto X, de acordo com o orçamento | Prospecção no volume adequado e com perfil de prospect definidoEnvie cotações rapidamenteDar seguimento sistemático às oportunidadesFechar VendasAcompanhamento de clientes atuais para novas oportunidades de negócios |
| Chefe de cobrança | Manter a Carteira (contas a receber de clientes), saudável e sob controle | Revise as faturas antes de enviar aos clientes, para evitar errosGerar relatórios semanais sobre a idade da carteira e alertar sobre situações que requerem açãoEnvie extratos mensais de contas aos clientesFazer chamadas de cobrançaFaça visitas de coletaBlocos de coleta vs. contas, diariamente |
Que ações você vai tomar no seu negócio e na sua vida, nesse sentido?