Por ActionCOACH José Luis González / España
Desde la Revolución Industrial hasta la actualidad, nuestra sociedad ha sufrido más transformaciones en la vida cotidiana que en los miles de años anteriores. En los últimos años, la revolución tecnológica ha provocado cambios drásticamente exponenciales, que han dado lugar a profundas mejoras en la vida de las personas y han ayudado a las empresas a alcanzar una productividad que antes era inimaginable.
Sin embargo, todos estos magníficos avances en productividad y eficiencia han traído consigo prácticas que generan enormes ineficiencias en las empresas. En mi experiencia trabajando en la gestión del tiempo con cientos de empresarios, ejecutivos y empleados, he llegado a la conclusión de que más del 90% de las personas pierden entre el 15% y el 40% de su jornada laboral como consecuencia de las tecnologías creadas en la revolución digital. Esto significa que la mayoría de los empleados pierden entre 2 y 5 meses de trabajo al año. Esto nos lleva a preguntarnos: A pesar de los grandes avances que ha traído la revolución tecnológica, ¿podemos también sortear las enormes disfunciones para nuestra productividad que vienen con ella?
He aquí tres:
1. El correo electrónico
El correo electrónico, una herramienta de enorme utilidad, también puede ser una enorme pérdida de tiempo.
Con los ordenadores y teléfonos móviles anunciando la llegada de cada nuevo correo electrónico, es inevitable dejar la tarea en la que se está trabajando para leerlo. Estas interrupciones nos alejan de la concentración en lo importante. También hay correos electrónicos que se envían a todas las personas de una empresa, aunque muchas de ellas no necesiten ser incluidas. Otra forma de gastar tiempo en tareas innecesarias, sobre todo cuando van seguidas de largas respuestas y respuestas de cortesía.
2. Aplicaciones de mensajería
Los mensajes de texto y las aplicaciones de mensajería como WhatsApp son otra fuente de distracción. Cuando se crean chats de grupos grandes para comunicarse dentro de la empresa, en muchos casos, la información que se comparte no es relevante para la mayoría del grupo. Los dispositivos emiten sonidos y señales de aviso que interrumpen nuestro flujo de trabajo, generando de nuevo distracciones e ineficiencias. Si a esto le sumamos que los mensajes se envían fuera del horario laboral, estas apps impiden ahora la desconexión del trabajo necesaria para oxigenar la mente.
3. Conferencias y teleconferencias
Los empleados suelen comunicarse excesivamente entre sí a través de llamadas telefónicas o herramientas digitales como Zoom o Skype. Es el resultado de la falta de definición de las responsabilidades y funciones de cada puesto de trabajo y departamento y conduce a múltiples consultas e interrupciones. Estas interrupciones suponen una pérdida de productividad que puede ser alarmante para la empresa.
Cómo evitar el mal uso del tiempo
La consecuencia de todas estas ineficiencias se presenta en lo que llamamos "la hora 6 de la tarde". Muchos trabajadores permanecen en sus puestos después de las 6:00 o del final de la jornada laboral porque es el único momento en el que no tienen interrupciones ni distracciones. Este es el resultado más evidente de las ineficiencias provocadas por el mal uso del tiempo, que a su vez son provocadas por el mal uso de las herramientas digitales, entre otras causas.
Por ello, suelo proponer las siguientes medidas:
1. En lugar de leer el correo en cualquier momento del día, cree franjas horarias (al principio de cada mañana, quizá alrededor de la comida o al final de la jornada) que permitan una gestión más eficiente del tiempo. Haz que tu personal proponga también franjas horarias específicas para enviar correos y mensajes.
2. Evite los correos electrónicos excesivamente largos imponiendo un recuento de caracteres y envíelos sólo a los directamente implicados.
3. Elimine las ventanas emergentes y las señales acústicas y luminosas de sus dispositivos para evitar la comprobación de correos electrónicos y mensajes fuera de las franjas horarias designadas. Anima a tu gente a centrarse en cambio en lo que es importante para su trabajo y a aportar valor a la empresa.
4. Sal de todos los grupos que no sean necesarios, o pide a los terceros que envían mensajes no deseados que dejen de hacerlo.
5. Para evitar el exceso de comunicación entre las personas, la clave es definir correctamente los puestos de trabajo y las responsabilidades, acompañados de indicadores clave de rendimiento para conocer el grado de desempeño de cada persona. Todo ello debe ir acompañado del correspondiente proceso de rendición de cuentas.
Una vez que se pongan en marcha las medidas correctivas para evitar estas pérdidas de productividad, las empresas verán un enorme progreso y los empleados empezarán a disfrutar de una reducción del estrés y una mayor motivación.