Como recuperar a produtividade no trabalho?

Por ActionCOACH José Luis González / España

Desde a Revolução Industrial até o presente, nossa sociedade passou por mais transformações na vida cotidiana do que nos milhares de anos anteriores. Nos últimos anos, a revolução tecnológica trouxe mudanças drasticamente exponenciais, que trouxeram melhorias profundas na vida das pessoas e ajudaram as empresas a alcançar uma produtividade até então inimaginável.

No entanto, todos esses avanços magníficos em produtividade e eficiência trouxeram consigo práticas que geram enormes ineficiências nas empresas. Em minha experiência de trabalho na gestão do tempo com centenas de empreendedores, executivos e funcionários, cheguei à conclusão de que mais de 90% das pessoas perdem entre 15% e 40% de sua jornada de trabalho como resultado de tecnologias criadas na revolução digital. Isso significa que a maioria dos funcionários perde entre 2 e 5 meses de trabalho por ano. Isso nos leva a nos perguntar: apesar dos grandes avanços que a revolução tecnológica trouxe, podemos também superar as enormes disfunções em nossa produtividade que vêm com ela?

Aqui estão três:

1. E-mail

O e-mail, uma ferramenta extremamente útil, também pode ser uma grande perda de tempo.

Com computadores e telefones celulares anunciando a chegada de cada novo e-mail, é inevitável abandonar a tarefa em que está trabalhando para lê-lo. Essas interrupções nos afastam de nos concentrar no que é importante. Também existem e-mails que são enviados para todos em uma empresa, embora muitos deles não precisem ser incluídos. Outra maneira de gastar tempo com tarefas desnecessárias, especialmente quando são seguidas por respostas longas e respostas educadas.

2. Aplicativos de mensagens

Aplicativos de mensagens de texto e mensagens como o WhatsApp são outra fonte de distração. Ao criar bate-papos em grandes grupos para se comunicar dentro da empresa, em muitos casos, as informações compartilhadas não são relevantes para a maioria do grupo. Os dispositivos emitem sons e sinais de aviso que interrompem nosso fluxo de trabalho, gerando novamente distrações e ineficiências. Se acrescentarmos a isso que as mensagens são enviadas fora do horário de trabalho, esses aplicativos agora evitam o desligamento do trabalho necessário para oxigenar a mente.

3. Conferências e teleconferências

Os funcionários costumam se comunicar excessivamente uns com os outros por meio de chamadas telefônicas ou ferramentas digitais como Zoom ou Skype. É o resultado da indefinição das responsabilidades e funções de cada cargo e departamento e leva a múltiplas consultas e interrupções. Essas interrupções significam uma perda de produtividade que pode ser alarmante para seus negócios.

Como evitar o mau uso do tempo.

A consequência de todas essas ineficiências ocorre no que chamamos de “hora 6 da tarde”. Muitos trabalhadores permanecem em seus cargos após as 6h ou no final da jornada de trabalho porque é o único horário em que estão livres de interrupções ou distrações. Este é o resultado mais óbvio das ineficiências causadas pelo mau uso do tempo, que por sua vez são causadas pelo mau uso das ferramentas digitais, entre outras causas.

Por esta razão, costumo propor as seguintes medidas.

1. Em vez de ler e-mails a qualquer hora do dia, crie intervalos de tempo (no início de cada manhã, talvez perto do almoço ou no final do dia) que permitam um gerenciamento de tempo mais eficiente. Faça com que sua equipe também proponha horários específicos para o envio de e-mails e mensagens.

2. Evite e-mails excessivamente longos reforçando uma contagem de caracteres e envie-os apenas para as pessoas diretamente envolvidas.

3. Elimine pop-ups, bipes e luzes de seus dispositivos para evitar verificar e-mails e mensagens fora dos prazos designados. Incentive seu pessoal a se concentrar no que é importante para seu trabalho e agregar valor à empresa.

4. Saia de todos os grupos desnecessários ou peça a terceiros que enviam spam.

5. Para evitar a comunicação excessiva entre as pessoas, o fundamental é definir corretamente os cargos e responsabilidades, acompanhados de indicadores-chave de desempenho para saber o grau de desempenho de cada pessoa. Tudo isso deve ser acompanhado pelo processo de responsabilização correspondente.

Assim que as medidas corretivas forem implementadas para evitar essas perdas de produtividade, as empresas verão um progresso tremendo e os funcionários começarão a desfrutar da redução do estresse e do aumento da motivação.

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