Por ActionCOACH Shweta Jhajharia | Reino Unido

Muchos de los negocios en los que he trabajado dando coaching, especialmente los que ofrecen servicios, han llegado a mí con muchas facturas por cobrar. Algunos de ellos tienen deudores por trabajos realizados meses antes, e inclusive años.

El ir tras la cobranza es uno de los trabajos más cansados, consumen mucho tiempo y frustran enormemente el funcionamiento de un negocio. Y definitivamente eso no es el por qué por el cual incursionaste en el negocio, ¿no es así?

Después de meses de llamadas sin contestar, mensajes de audio y correo electrónico, puedes llegar al punto en que te sea más fácil darte por vencido y dejarlo pasar en vez de seguir persistiendo en la cobranza. Esto le deja fuera del bolsillo para el trabajo que terminaste – esto te deja sin el dinero que tu negocio ganó realmente. Alternativamente, podrías seguir tratando de ponerse en contacto con el cliente, pero si eso no es sistematizado, por lo general significa que está perdiendo tiempo y recursos que podrían utilizarse en asuntos más importantes. Evidentemente, esta no es la forma más efectiva de administrar su equipo y hace que todo el proceso sea más estresante de lo que necesita ser.

Así que, con esto en mente, aquí está un plan simple de cuatro semanas que damos a nuestros clientes para asegurarse de que el proceso de seguimiento de las facturas por cobrar se organicen para disminuir el número de incobrables, y aumentar el dinero que se paga de nuevo a tu negocio, sin ningún desperdicio innecesario de recursos.

Semana uno

Una factura que tiene una semana de retraso puede deberse una auténtica supervisión por parte del cliente, por lo que es importante darle un leve empujón en esta etapa. La mayoría de los clientes apreciarán el recordatorio y lo pagarán inmediatamente.

Un correo electrónico amistoso pero firme es suficiente, informando al cliente que su pago está atrasado, y pidiéndoles que se ponga al corriente con el pago lo antes posible.

Semana dos

Es justo suponer que, si el cliente iba a leer su correo electrónico, lo habría hecho dentro de una semana. Si no ha pagado hasta este momento, o bien, no ha visto tu correo electrónico, o ha decidido ignorarlo.

Lo mejor es llamar al cliente (esto puede ser hecho por un miembro menor del personal, ya que aún no es un asunto urgente) y preguntarles por qué la factura no se ha pagado. Ofrece ayudarles con cualquier problema que pueda estar experimentando.

Semana tres

Si la factura aún no se ha pagado después de haber hablado directamente con el cliente, entonces el problema debe ser pasado a un miembro de personal de más alto nivel. El cliente puede estar disputando la factura, o simplemente podría necesitar un empuje más fuerte para animarse a pagar la deuda.

Deberías enviar otro correo electrónico al cliente informándole que el asunto será escalado si la factura no se paga dentro de una semana y que pueden ponerse en contacto si tienen algún problema.

Semana cuatro

Un miembro superior del personal debe llamar al cliente directamente si la factura no ha sido pagada en la semana cuatro, siempre y cuando el cliente no se haya puesto en contacto con usted para discutir cualquier dificultad de pago.

Nota: si se han puesto en contacto contigo, puedes decidir ofrecer al cliente un plazo extendido, u ofrecer algún tipo de plan de pago.

El funcionario superior debe dejar claro que el asunto es ahora serio y que, si la factura no se paga, se tomarán medidas legales.

Es raro que después de esta etapa, un cliente no pague la factura. Si todavía no pagan, entonces tendrás que decidir si hacer la acción legal válida valdrá la pena en esta etapa o no.

Sin embargo, la implementación de este simple proceso de seguimiento de cuatro semanas, o la inversión en servicios de consultoría de negocios para ayudarle a introducir el sistema, significará que el negocio puede agilizar su enfoque hacia las facturas por cobrar. Cuando nuestros clientes introducen este sistema en sus negocios, invariablemente les ha ahorrado tiempo, dinero y estrés.