Pelo ActionCOACH José Luis Gonzalez
Este artigo refere-se a um estudo com 1.458 empresários e executivos de diferentes setores de atividade para analisar a utilização do tempo no trabalho e cujos resultados globais compartilho aqui.
Mais de 90% dos entrevistados perdem entre 15% e 40% do seu tempo diário em tarefas não produtivas, o que significa perda de produtividade e lucratividade para o negócio. São dados realmente preocupantes.
A seguir veremos os resultados da pergunta: Você tem uma janela pop-up em seu computador que o notifica sobre a chegada de e-mails?
Em minha pesquisa, 52% dos entrevistados recebem notificações por e-mail. Por um lado, eles desviam a atenção do que estão fazendo; em muitos casos, param de fazer o que estão fazendo para verificar, interrompendo nossa concentração e gerando ineficiências e estresse. Quando terminam de ler o e-mail e tentam voltar ao que estavam fazendo, muitas vezes é preciso começar tudo de novo.
Para gerenciar melhor o uso de e-mail, faço as seguintes recomendações:
• Remova as notificações de mensagens e e-mails recebidos. Se não o fizer, estará deixando um dispositivo eletrônico assumir sua agenda em vez de decidir o melhor uso de seu tempo para si mesmo. Se você desativar as notificações, poderá aumentar a concentração e, assim, aumentar a produtividade e reduzir o estresse. Isso pode ajudá-lo a fazer coisas que foram previamente definidas como importantes, mas podem ter caído no esquecimento. Na minha experiência trabalhando com centenas de funcionários em empresas, uma vez que você consegue implementar essa medida, os resultados são espetaculares. As pessoas se sentem mais felizes, mais relaxadas e mais produtivas. As máquinas não devem, em hipótese alguma, ser motivo de redução de produtividade; o oposto.
• Não verifique e-mails continuamente. Estabeleça blocos de tempo durante o dia de trabalho onde você pode dedicar seu tempo à tarefa única de verificar e gerenciar e-mails. Depois de terminar, não olhe para eles novamente até o próximo intervalo de tempo. Por exemplo, tente a primeira hora da manhã e a última coisa do dia. Às vezes, mais intervalos de tempo podem ser melhores; Tudo depende da pessoa e do cargo. Mas a ideia é não deixar que o e-mail o interrompa continuamente.
• Adotar o esboço do calendário escolar. Tínhamos uma aula de hora em hora e eles nunca se misturavam ao mesmo tempo. Quando havia matemática, era apenas matemática e não literatura. Organize sua agenda diária com blocos de tempo para fazer apenas uma coisa que corresponda aos principais objetivos do seu trabalho. Dessa forma, você evita ficar em modo de incêndio, apagando incêndios e fazendo coisas que não agregam valor à empresa. Isso pode reduzir o estresse e melhorar a produtividade.
Uma vez que medidas corretivas são implementadas para evitar essas perdas de produtividade, as empresas podem fazer um tremendo progresso e os funcionários podem começar a desfrutar de redução do estresse e aumento da motivação.
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