Por ActionCOACH Rafael García/España
“Orçamento é o cálculo, o planejamento e a formulação antecipada das despesas e receitas de uma atividade econômica. É um plano de ação que visa atingir um objetivo traçado, expresso em termos financeiros, que deve ser cumprido num determinado prazo, geralmente anual e sob determinadas condições. Este conceito se aplica a cada um dos centros de responsabilidade da organização. O orçamento é o instrumento de desenvolvimento anual das empresas ou instituições cujos planos e programas são formulados para o período de um ano.
O desenvolvimento de um orçamento permite que as empresas estabeleçam prioridades e avaliem o cumprimento de seus objetivos.”
Durante os anos em que ajudei empresários a melhorar seus negócios e ganhar mais dinheiro, trabalhei com muitos que, no início da nossa parceria, não tinham orçamento. Quando perguntamos o motivo não terem um orçamento, a maioria não sabia e o que dizer. A próxima pergunta que faço é sobre seus objetivos, e muitos deles respondem vagamente: “Aumentar as vendas”, “ganhar o mesmo que este ano ou um pouco mais”, “Não perder …”
Uma empresa que trabalha sem orçamento é uma empresa que trabalha sem plano, ou seja, é uma empresa que não tem metas claras , e como estou convencido de que todo negócio deve seguir um plano, hoje quero escrever sobre importância do orçamento e da potência que esta ferramenta tem para atingir os objetivos de negócio, quando é elaborada, funciona corretamente.
Preparar um orçamento do ano não consiste em projetar os números do o último ano, aplicando uma taxa percentual de aumento ou diminuição nas despesas e receitas de forma aleatória. Um orçamento elaborado assim responde a um modo de gestão inercial, que por sinal, é muito perigoso, pois pode levar o negócio à falência. Caso não se trabalhe para que a empresa cresça, ela vai desaparecer, vai ficar para trás e muito provavelmente será engolida pela concorrência.
O orçamento nada mais é do que o reflexo numérico dos objetivos do negócio e, portanto, é essencial definir esses objetivos com antecedência. E quais são esses objetivos? Geralmente quando faço esta pergunta, eu mesmo respondo com outra pergunta: “Ok, mas quanto você quer ganhar no próximo ano? “
O objetivo final de qualquer empresa não é vender mais ou gastar menos. O verdadeiro objetivo de uma empresa deve ser ganhar dinheiro, de preferência mais do que no ano anterior. Vender mais ou gastar menos são coisas muito desejáveis, mas se não se traduzem em maiores lucros para a empresa, o esforço é em vão, e isso é sinal de que algo está sendo feito errado.
Quando você procura informações na internet sobre como preparar um orçamento, alguns sites dizem que é preciso começar projetando receitas, outros falam em começar estimando as prováveis despesas, mas não há sites onde se recomende para começar pelo mais importante, o lucro a que toda empresa deve aspirar.
Na minha opinião, a organização de um orçamento deve começar definindo primeiro a margem de lucro que se deseja alcançar ao o ano em exercício. Com base neste dado, o orçamento é construído de baixo para cima, projetando os custos fixos, depois os custos variáveis com base na margem bruta desejadas e, finalmente, as receitas, que são nada mais do que a soma das variáveis acima: lucro desejado + despesas necessárias.
Essa é uma maneira de preparar um orçamento anual, a partir da última linha (o resultado) e subindo até alcançar a primeira (a renda), isso é chamado de foco invertido no desenvolvimento do orçamento.
Aplicar esta abordagem na preparação do orçamento passa pela realização de um exercício muito saudável, que consiste em se aprofundar ao máximo nos números do nosso negócio para perceber como a atividade se traduz em números.
O empresário que conhece detalhadamente quais são os números do seu negócio em todos os aspectos da atividade, dispõe de informações muito valiosas para tomar decisões, que quanto mais fundamentadas, melhores de serem tomadas e nos negócios não há melhor fundamento que o econômico.
O instrumento mais eficaz para a elaboração do orçamento é a Contabilidade, por isso é aconselhável seguir o Plano de Contas para a elaboração do Orçamento, em vez de aplicar critérios mais genéricos.
O processo de elaboração do orçamento prévio é muito útil para que o empresário possa avaliar como está realizando a contabilidade de seu negócio , e o empresário deve aproveitar para avaliar como ele está refletindo a atividade do negócio na contabilidade, se está sendo suficientemente detalhada para poder fazer uma análise completa da evolução e , caso contrário, introduzir as melhorias que considere necessárias.
A organização de um orçamento para o ano em exercício que se inicia é fundamental para o negócio, mas não adianta muito se o cumprimento não for monitorado regularmente, e por isso o orçamento anual deve ser mensal, para que cada mês encerrado na contabilidade possa ser verificado em relação aos valores orçados.
O orçamento e o acompanhamento periódico do seu cumprimento são dois elementos fundamentais na gestão do negócio, pois permitem ao empresário tomar decisões corretivas antecipadamente, em caso de eventuais dificuldades permite com que ele esteja totalmente focado no seu negócio.