FOCO: Como focar no seu trabalho em meio a tantas reuniões virtuais e presenciais

Pelo ActionCOACH Pepe Villacis

É muito difícil e estressante focar e avançar no trabalho estratégico quando há apenas breves períodos de tempo entre as reuniões ou facilmente cair na distração de e-mails e bate-papos recebidos.

Bloquear algumas horas por dia para se concentrar sem interrupções pode ajudá-lo a melhorar a concentração e a eficácia.

Precisamos dar prioridade real a esse tempo de foco que reservamos e evitar aceitar reuniões que se sobreponham a ele. Da mesma forma, respeite o tempo de foco bloqueado por sua equipe ou outras pessoas na organização.

Gerenciar notificações e interrupções, multitarefa pode atolar e retardar o progresso; depois de verificar até mesmo um e-mail ou bate-papo, pode levar um tempo significativo para se concentrar novamente. Para melhorar a concentração, tente desativar as notificações e verificar sua caixa de entrada de e-mail com menos frequência.

Agrupe suas reuniões em seu calendário: Se seu calendário estiver fragmentado com reuniões, tente agrupar reuniões em seu calendário para que você tenha mais blocos livres disponíveis para se concentrar.

Avalie e encurte suas reuniões: as reuniões são essenciais para muitos trabalhos, mas às vezes duram mais do que o necessário. Comece revisando as reuniões regulares e certificando-se de que estão fazendo bom uso de seu tempo a cada semana. Considere também interromper reuniões com colegas de trabalho e compartilhar anotações depois, se todos não precisarem estar na sala ao mesmo tempo.

A importância do 1 a 1. Uma das ferramentas de coaching mais fáceis que você tem à sua disposição é o tempo 1:1. A pesquisa mostrou que as pessoas que mantêm um tempo 1:1 consistente com seu gerente são mais engajadas e veem mais a liderança do gerente favoravelmente. É fundamental garantir que você tenha um horário 1:1 regular agendado com cada membro da equipe.

Hábitos (comportamentos) em reuniões de equipe: Os gerentes são modelos quando se trata de hábitos em geral; os membros da equipe tendem a imitar o comportamento de seu gerente. Os gerentes que realizam tarefas fora das reuniões das quais participam – mensagens, leitura ou envio de e-mails e afins – têm duas vezes mais chances de ter membros da equipe que também realizam multitarefas nas reuniões.

Reuniões, como torná-las mais produtivas?

• Pergunte a si mesmo para que serve a reunião. Pode ser resolvido com uma conversa direta?

• Convide apenas as pessoas certas para a reunião. Sempre o menor número possível.

• Indique que tipo de reunião você está tendo. Apoie-se em https://snow.academy/remote/meeting-picker

• Inclua uma agenda no convite da reunião. Com hora para começar e hora para terminar.

• Faça anotações colaborativamente online, por exemplo, no Google Docs.

• Comece no horário com quem estiver presente. Se você for convidado, compareça na hora.

• Reserve um tempo no final para coletar ações SMART.

• Todos devem ligar as câmeras, inclusive as pessoas que comparecerem pessoalmente.

• Definir esses padrões a serem aplicados, por escrito

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