Por ActionCOACH José Luis González/España
No nosso dia a dia, estamos habituados a ver como qualquer atividade, por mais simples que seja, deve estar sempre acompanhada de indicadores que nos dão uma ideia do que se passa. Muitos de nós não nos imaginamos realizando nenhuma atividade no nosso dia a dia, por mais simples que seja, sem prestar atenção aos indicadores que nos permitem tomar decisões (dirigir carro, jogar basquete, notas escolares ...).
No entanto, parece-me que muitas empresas não têm qualquer marcador do que acontece na empresa, apesar de muitas vezes estar em risco o património pessoal do empregador e o sustento familiar dos trabalhadores. E quando existem marcadores, os empresários nem sempre sabem ler e interpretar essas informações para tomar decisões corretas. Isso significa, em muitos casos, uma perda de produtividade e margem que torna as empresas mais frágeis e menos competitivas.
Os empresários devem ser educados na "obrigação" de usar os indicadores como normalmente fazem em suas atividades diárias. Isso permitirá que eles tenham um controle rigoroso de suas atividades. Embora haja uma lista extensa de marcadores possíveis, aqui estão cinco indicadores básicos que você deve ter para um controle básico, mas rigoroso, de sua atividade.
1. Margem
Os empresários não devem mais falar em volume de vendas. Eles deveriam começar a falar sobre margem ou volume de lucro. As vendas não devem ser um indicador importante. Esse ponto deve ser trocado pelo lucro. No início do ano, cada empresa deve definir o volume de lucro que deve ter no final do ano. Portanto, o termo "lucro" deve conter inerentemente a palavra "fixo". “Lucro fixo” significa que as despesas terão que ser adaptadas ao que indicam os volumes de vendas. Isso significa criar estruturas de gastos muito flexíveis que nos permitam nos adaptar às mudanças do mercado e às ações comerciais muito agressivas. Portanto, podemos ir da fórmula tradicional que define lucro como receita menos despesas e substituí-la por uma nova: despesas revisáveis iguais à receita menos benefícios fixos.
2. Ponto de Equilíbrio e Ponto Ideal
Todo empresário deve saber o volume de vendas diário / semanal para obter o ponto de equilíbrio, que é onde o negócio cobre as despesas. Mas o mais importante é o ponto ideal, ou seja, o volume de vendas diário / semanal necessário para chegar ao final do ano, atingindo os benefícios definidos como meta no final do ano. Este marcador de contabilidade adicional permite que você tome medidas corretivas a cada dia com base nos resultados do dia anterior. Oferece flexibilidade e margem de manobra extraordinárias para reverter situações indesejadas. É uma ferramenta muito útil sem ter que olhar para os dados contábeis.
3. Período médio de cobranças e pagamentos
O tesouria é como a gasolina no carro. Se não ficarmos de olho nesse marcador e ele acabar, o carro para de funcionar. É fundamental controlar o prazo médio de cobrança e o prazo médio de pagamento. Você tem que marcar um número exato desejado para cada variável. A diferença entre os dois deve ser a mínima possível. Qualquer diferença neste cenário significa que nos tornamos um banco credor e financiamos terceiros. Isso nunca deveria acontecer, mas, infelizmente, nem sempre é possível evitá-lo. Quando isso acontecer, tente mantê-lo o mais baixo possível e sempre monitore as taxas definidas como ótimas.
4. Rentabilidade dos diferentes produtos / serviços
O empresário deve fazer uma análise contínua da margem de contribuição de cada produto de seu portfólio, bem como do peso nas vendas de cada um deles. Isso é feito com um acompanhamento rigoroso dos custos de cada produto ou serviço. Serve para promover vendas, com políticas de vendas ativas, de quem realmente dá uma margem maior. Muitas vezes, as empresas vendem produtos com muito esforço e pouca margem. Vamos nos concentrar na margem de vendas.
5. Informações do banco de dados
O banco de dados de uma empresa é o que chamo de "mapa" da empresa. É um dos ativos mais valiosos que possuímos. Com o banco de dados, se soubermos lê-lo, podemos obter esta informação:
Concluindo, a base de dados de clientes deve ser mais uma ferramenta básica para a boa gestão da empresa.
Existem inúmeros indicadores-chave de desempenho (KPIs), mas esses poderiam ser os cinco básicos para administrar nossas pequenas empresas com o mesmo controle e supervisão que aplicamos em um jogo de basquete ou ao dirigir um carro.